Voor & Na: papierloze administratie

Gisteren moest ik mijn administratie doen. Ik begon vroeg, maar nog redelijk onschuldig. Om half acht ‘s ochtends, dan was ik er maar vanaf. Dacht ik. Ik zocht de papieren voor mijn belastingaangifte uit, die ik in de loop van het jaar al in een map gestopt had, dus dat was niet heel ingewikkeld. Van mijn belastingmannetje mag ik ze scannen en mailen. Dat is nieuw voor me en dat scannen was de trigger, ik bedacht dat dat dé oplossing was: ik wilde een ‘paperless office’… En wel nú! Om half zes ‘s middags realiseerde ik me dat ik nog boodschappen moest doen… Maar naast me stond een vuilniszak vol oud papier. Mission completed.

Online bankieren

Mijn rekeningen betaal ik al jaren via internet, ik neem aan dat de meeste mensen dat inmiddels doen. Papieren afschriften ontvang ik niet meer. Ik ben zo’n beetje 24/7 online, dus het is meer moeite om een bijschrift erbij te pakken, dan om even in te loggen. Mijn rekeningen krijg ik voor het grootste gedeelte per mail, die bewaar ik gesorteerd in een map in mijn mailbox. Ze zijn natuurlijk ook online in te zien en te downloaden. Scheelt allemaal post, dus stapels papier die me aan liggen te staren om opgeborgen te worden. En het is ook nog eens duurzaam. Voor alle vaste-lasten-rekeningen heb ik een automatische overschrijving.

Facturen versturen

Sinds ik zzp’er ben, mail ik mijn facturen als pdf of ik regel het via het online systeem van mijn opdrachtgevers. De pdf’s bewaar ik per maand in een map op mijn computer. Ik print ze alleen als dat nodig is.

Ziektekosten declareren

Verzekeraars bieden inmiddels ook de mogelijkheid om online te declareren door middel van scans die je kunt uploaden. Ik heb mijn ordner met kopieën meteen weggemikt en er (wederom) een mapje op mijn computer voor gemaakt. De polis staat online, dus die hoef ik ook niet meer te bewaren.

Oude documenten

Dit is even een klusje. De belangrijkste vraag is natuurlijk: wat moet je bewaren en wat kan weg?

  • Hypotheekaktes, notarisdocumenten e.d. bewaar je natuurlijk altijd.
  • Voor andere officiële papieren is vijf jaar een veilige termijn. Als ondernemer moet je je administratie voor de belasting zeven jaar bewaren. Maar dat kan natuurlijk op de computer. Ik heb voor de zekerheid wel een externe reservekopie gemaakt, voor het geval mijn computer crasht.
  • Contracten met de energieleverancier, telecomprovider, etc. heb ik voor de zekerheid op papier bij elkaar in een mapje gedaan. En gescand, want daar was ik toch lekker mee bezig…
  • Ik had al een redelijk compact systeem met alle te bewaren papieren bij elkaar op één plek. Alles zit gesorteerd per onderwerp in kartonnen mappen, die ik in tijdschriftcassettes heb gezet. Maar het kan natuurlijk ook in ordners, of wat je handig lijkt.

Nooit meer zoeken naar de gebruiksaanwijzing

Dit vind ik echt ideaal! Ik had twee dozen vol gebruiksaanwijzingen/garantiebewijzen. En nog wat rondslingerende exemplaren, die ik in de buurt van apparaten bewaarde. Als ik ze nodig had, bleken ze toch vaak nét ergens anders te liggen. Gevolg: grote ergernis op momenten dat je dat niet kunt gebruiken.

  • Om te beginnen heb ik alle gebruiksaanwijzingen en garantiebewijzen van spullen die ik niet meer heb weggegooid. Je moet er maar op komen, haha!
  • Met de stapel die ik overhield, ben ik achter mijn computer gaan zitten. En wat bleek? Ze zijn vrijwel allemaal te downloaden! Bijvoorbeeld via gebruikershandleiding.com. Ze staan nu in mijn iTunes-bibliotheek en als ik ze nodig heb, pak ik mijn iPad en loop naar het haperende apparaat toe.
Even voor de goede orde: de foto bovenaan is NIET zoals het er bij mij uitzag, maar de foto hieronder is WEL zoals het er nu uitziet. En mocht je niet weten wat je vandaag wilt gaan doen, het is een aanrader. Geniet ervan!

 

Je aanmelden voor mijn nieuwsbrief?  Klik hier

 

 

 

06-55330810 | Caroline@GriepRuimtOp.nl